O síndico ou o administrador com o apoio dos conselhos, mensalmente se deparam com a aprovação das contas do condomínio que compõem a gestão financeira do mesmo. O bom desempenho financeiro inicia-se com a regularização do condomínio para que o mesmo disponha de sua conta-corrente, sem que precise “submeter-se” ao uso da conta pool; conta gerida pela administradora em função da ausência do CNPJ do condomínio.
Deparamo-nos nas auditorias realizadas com a ausência de controles internos, onde os gestores desconhecem o total arrecadado, a adequada baixa dos títulos de cobrança dos boletos pagos pelos condôminos e a ausência de controle dos desembolsos com manutenção/conservação, serviços públicos, benfeitorias, uso e consumo etc. Por outro lado, é responsabilidade do síndico prevista no Código Civil: “prestar contas” e para isto não é suficiente apresentá-las e sim, entendê-las, e controlá-las.
Os registros detalhados dos desembolsos nos extratos, a presença de no mínimo três orçamentos de prestadores de serviços e a juntada dos documentos justificativos à pasta condominial são itens fundamentais para a iniciação dos controles previstas pela gestão financeira condominial.
Em se tratando de administração própria ou terceirizada é possível através da auditoria preventiva a implantação de todo o processo necessário para a adequação dos controles internos em condomínios de todos os portes.
